Cómo facturar siendo autónomo: guía práctica para no perderte (ni perder dinero)

Facturar correctamente parece sencillo hasta que se complica. Un cliente que te pide cambiar una factura emitida, una retención mal aplicada, un IVA exento que no estás seguro de si aplica, una numeración que se descuadra al cambiar de año... son errores que cuestan tiempo y, en algunos casos, dinero o multas.

Esta guía repasa lo esencial para que sepas qué tiene que llevar una factura como autónomo en España y, sobre todo, qué errores evitar.

Qué tiene que llevar una factura

El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece los datos mínimos obligatorios:

• Número y, en su caso, serie. La numeración tiene que ser correlativa.
• Fecha de expedición y, si fuera distinta, fecha de la operación.
• Nombre completo y NIF del emisor y del destinatario.
• Domicilio de ambas partes.
• Descripción de las operaciones realizadas.
• Tipo impositivo aplicado y cuota tributaria repercutida.
• En su caso, mención de operaciones exentas, inversión del sujeto pasivo, etc.

Si emites más de unos pocos miles de euros al año o trabajas con empresas, casi seguro tienes que emitir factura completa. Las facturas simplificadas (los "tickets" para clientes finales) solo se admiten en supuestos concretos.

Numeración correlativa: el error más común

La numeración correlativa es uno de los puntos más vigilados en una inspección. No puedes saltarte números, ni emitir una factura con fecha posterior a otra de número inferior.

Si llevas la facturación a mano (o con Excel), es muy fácil cometer un error: te olvidaste de emitir una factura, la haces dos semanas más tarde con la fecha real y queda con un número inferior al de facturas posteriores. Tienes un problema.

Un software de facturación moderno te impide esto: te avisa si la fecha rompe la correlación y te propone solucionarlo emitiendo en la fecha correcta o cambiando la numeración. Verifactu lo hace todavía más estricto.

IVA, IRPF y retenciones

Cada factura lleva normalmente IVA al 21% (general), 10% (reducido) o 4% (superreducido), salvo que la operación esté exenta o no sujeta. Hay matices según el tipo de servicio o cliente:

• Si facturas a Canarias, Ceuta o Melilla, no aplica IVA español (sino IGIC o IPSI).
• Si facturas a otra empresa de la UE con su NIF intracomunitario, suele ser operación intracomunitaria y no llevas IVA.
• Algunos servicios profesionales prestados a personas físicas pueden tener IVA reducido.

Sobre IRPF: si eres profesional autónomo que factura a una empresa o a otro profesional, aplicas retención del 15% (7% los dos primeros años en algunos casos). Esa retención la ingresa el cliente en Hacienda en tu nombre.

Si facturas a un cliente final (persona física que no es empresa), no aplicas retención.

Plazos clave

• Las facturas deben emitirse en el momento de la prestación o, si el destinatario es empresario, en un plazo máximo de un mes desde la operación.
• Las facturas rectificativas (las que corrigen un error) deben emitirse "tan pronto como se tenga conocimiento" del error.
• Hay que conservar las facturas emitidas durante 6 años (Código de Comercio) o 4 años (plazo de prescripción tributaria) — coge el más largo.

Rectificar una factura emitida

Si te equivocas o el cliente pide un cambio (datos erróneos, importe equivocado), NO puedes editar la factura emitida. Tienes que emitir una factura rectificativa.

La rectificativa lleva la misma información que la original más una referencia explícita a la factura que rectifica y el motivo de la rectificación. Puede sumar o restar.

Con Verifactu en marcha, esto es todavía más importante: una factura emitida queda registrada con su hash. Modificarla "a mano" rompería la cadena y sería una infracción.

Errores que cuestan caro

1. Numeración no correlativa: problema seguro en inspección.
2. Factura sin todos los datos obligatorios: te la pueden rechazar.
3. Aplicar tipo de IVA equivocado: te liquidan la diferencia con recargo.
4. Olvidar la retención: el cliente la reclama y reduce tu cobro.
5. Modificar una factura emitida: infracción.
6. Conservar las facturas en una carpeta de Drive sin orden: si tienes inspección, te van a pedir todo y no podrás aportarlo en tiempo.

Cómo te ayuda un software como FacturIA

Un software de facturación moderno automatiza lo más doloroso:

• Numeración correlativa garantizada por el sistema.
• Cálculo automático de IVA, IRPF y retenciones según el cliente.
• Rectificativas con un clic, manteniendo la trazabilidad.
• Almacenamiento seguro y auditado (compatible con Verifactu).
• Recordatorios de cobro automáticos.
• Conexión directa con tu asesoría — sin intercambiar PDFs ni Excel.

Resumen

Facturar bien siendo autónomo es respetar unos cuantos detalles que parecen pequeños pero que en una inspección no lo son: numeración correlativa, IVA correcto, retenciones aplicadas, rectificativas en lugar de ediciones. Hacerlo a mano funciona hasta que te crece el negocio o llega el primer susto. Hacerlo con un software moderno te quita el problema y te ahorra horas al mes.