Verifactu paso a paso: qué es, a quién obliga y cómo cumplir sin complicarte

Si emites facturas en España, probablemente has oído hablar de Verifactu. Es la palabra de moda en los despachos de asesoría, en los foros de autónomos y en cualquier conversación sobre Hacienda. Y con razón: cambia cómo se generan, firman y registran las facturas, y deja muy poco margen de improvisación.

En este artículo te explicamos, sin jerga jurídica, qué es Verifactu, a quién obliga y cómo cumplir desde el primer día con cualquier software moderno de facturación.

Qué es Verifactu exactamente

Verifactu es el nuevo sistema obligatorio de la AEAT para garantizar la integridad de las facturas emitidas por software. Nace del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento de los requisitos que debe cumplir cualquier programa informático de facturación.

En esencia, lo que cambia es lo siguiente:

• Cada factura emitida tiene que generar un registro inmutable que incluye su hash y enlaza con el de la factura anterior.
• El software debe ser capaz de generar y archivar ese registro automáticamente.
• La AEAT puede consultar la cadena en cualquier momento y comprobar que ninguna factura ha sido manipulada después de emitirse.
• Las facturas emitidas con software no compatible son sancionables.

A quién obliga y cuándo

Verifactu afecta a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas en el ámbito del Impuesto sobre Sociedades, IRPF (rendimientos de actividades económicas) o IVA. Es decir: prácticamente todo autónomo y toda pyme en España.

La entrada en vigor es escalonada y depende del tipo de contribuyente (sociedades frente a personas físicas con actividad económica). El calendario ha sufrido varias prórrogas y modificaciones, por lo que las fechas concretas conviene comprobarlas siempre en la fuente oficial:

• La obligación llega en distintos momentos según seas sociedad o persona física; no es una fecha única para todos.
• Consulta el calendario oficial vigente de la Agencia Tributaria (AEAT) antes de asumir una fecha (enlace en Fuentes, al final del artículo).
• Independientemente de la fecha que te aplique, lo importante es que el software que uses ya cumpla, para no tener que cambiar nada cuando llegue tu turno.

Qué tiene que cumplir tu software

Tu programa de facturación debe poder, como mínimo:

1. Generar el registro de facturación con cadena hash encadenada.
2. Guardar ese registro de forma inalterable durante el periodo de prescripción (al menos 6 años conforme al Código de Comercio).
3. Permitir el envío de los registros a la AEAT cuando esta lo solicite.
4. Que el fabricante haya presentado la declaración responsable que exige el reglamento: no existe un certificado oficial de la Agencia Tributaria para estos programas.

Qué pasa si no cumples

Las sanciones previstas son significativas. El reglamento contempla multas que pueden llegar a 50.000 € por ejercicio en caso de uso de software que no cumpla los requisitos, y existen sanciones específicas para fabricantes de software que no cumplan los requisitos.

Para un autónomo, el riesgo principal no es solo la multa, sino que en cualquier inspección la AEAT puede pedir los registros y, si no existen o están manipulados, se invalidarían las facturas como medio de prueba.

Cómo cumplir sin complicarte la vida

Si usas un software moderno y mantenido, no tienes que hacer nada especial: el cumplimiento es del fabricante.

En FacturIA, Verifactu está listo desde el día uno. Cada factura emitida genera automáticamente el registro encadenado, se guarda de forma inmutable y queda disponible para inspección. No tienes que instalar plugins, ni firmar certificados manualmente, ni preocuparte de las fechas de entrada en vigor.

Si estás usando una herramienta antigua o un Excel, es buen momento para hacer la migración. Cuanto antes, mejor: te aseguras de que todas las facturas que emitas a partir de ahora ya quedan registradas como exige Hacienda.

Cumplir con Verifactu no debería ser un proyecto. Debería ser solo abrir tu programa y empezar a facturar.

Resumen

Verifactu obliga a que tu software de facturación genere registros inmutables y encadenados. Si emites facturas en España, te afecta. La forma más sencilla de cumplir es usar un software que ya cumpla de serie, como FacturIA, y olvidarte de los detalles técnicos.